Senior medewerker informatiebeheer

In een tijd waarin digitale informatievoorziening steeds belangrijker wordt, speelt goed informatiebeheer een cruciale rol. Binnen de gemeente Alphen aan den Rijn zorgen we ervoor dat informatie veilig, betrouwbaar en toegankelijk is voor collega’s, bestuur en inwoners.

Voor ons registratie- en informatiebeheerteam zoeken we een senior medewerker informatiebeheer: een ervaren collega die niet alleen uitvoert, maar ook adviseert, verbindt en kwaliteit borgt. Iemand die de schakel vormt tussen beleid, uitvoering en de dagelijkse informatieprocessen.

Wat ga je doen?

Als senior medewerker informatiebeheer ben je het aanspreekpunt binnen het team en richting de organisatie. Je combineert uitvoerende taken met een adviserende en coachende rol.

Jij:

• adviseert en ondersteunt collega’s bij het juist toepassen van documentbeheer en draagt actief bij aan bewustwording binnen teams over het belang van goed informatiebeheer;
• bewaakt de kwaliteit van de uitvoeringsprocessen en geeft feedback aan uitvoerende medewerkers om naleving van de kaders te waarborgen;
• signaleert knelpunten en vertaalt deze naar praktische en duurzame oplossingen;
• begeleidt en traint (nieuwe) collega’s binnen het team Informatiebeheer;
• registreert en digitaliseert documenten, koppelt deze aan de juiste processen, zaken of dossiers en zorgt voor een goede toegankelijkheid;
• verzamelt, controleert en verstrekt gegevens en zorgt dat informatie op de juiste plek terechtkomt;
• voert archiefbeheer uit conform de Archiefwet en interne richtlijnen;
• plaatst informatie in de juiste context van de proces- en zaaktypecatalogus;
• ondersteunt collega’s bij de registratie van zaken en documenten en beantwoordt vragen vanuit de organisatie;
• levert een bijdrage aan het optimaliseren en digitaliseren van document- en zaakstromen.

Kortom: jij zorgt dat informatiebeheer niet alleen goed geregeld is, maar ook echt leeft binnen de organisatie.

Wie ben jij?

Je bent communicatief sterk, klantgericht en vindt het leuk om met collega’s te sparren en samen te werken. Je hebt oog voor detail, maar kunt ook het proces overzien. Feedback geven en mensen meenemen in verandering gaat je van nature goed af. Je beschikt over een leergierige, flexibele en resultaatgerichte houding en hebt de motivatie om je verder te ontwikkelen tot een volwaardige business partner op het gebied van informatiebeheer.

Daarnaast breng je mee:

• mbo+ werk- en denkniveau, bijvoorbeeld door een afgeronde opleiding SOD I, Leergang Informatiebeheer (VHIC) of basisopleiding Informatiebeheer;
• ervaring met informatiebeheer binnen een organisatie of overheidsinstelling;
• kennis van zaaksystemen (bijvoorbeeld Djuma) is een pré.

Wie zijn wij?

Proberen, experimenteren en in de praktijk ontwikkelen. Wij zijn Gemeente Alphen aan den Rijn. Bij ons is het leuk werken. We leveren betrouwbare en transparante dienstverlening met een menselijke maat en zijn een wendbare organisatie. Dat wil zeggen dat we meebewegen met de ontwikkelingen in de maatschappij en continu vernieuwen. We leren door te doen. Met elkaar werken we samen voor het beste resultaat voor onze inwoners.

Over team Informatiebeheer

Wij maken transparantie en (ver)antwoorden mogelijk. Wij faciliteren gebruikers bij het beschikbaar stellen en toegankelijk houden van informatie voor zolang dat nodig is. Hiermee faciliteren wij de informatie creërende en  -beherende gebruiker om hun informatie zo lang als nodig is beschikbaar en toegankelijk te houden, met behoud van vorm en context. Dit doen wij met 25 collega’s, verdeeld over de subteams data, kwaliteitscontrole, archief, recordmanagement en registratie.

Wat bieden wij?

Bij Gemeente Alphen aan den Rijn kom je terecht in een hecht en ondersteunend team waar open communicatie en samenwerking centraal staan. Onze collega's zijn niet alleen toegankelijk, maar ook enthousiast om hun kennis te delen en met jou te sparren over uitdagende vraagstukken. We geloven in een cultuur van vertrouwen en moedigen een positieve werkomgeving aan waar ruimte is voor humor en een glimlach. We streven ernaar om elkaar te inspireren en te ondersteunen, in een hybride werkomgeving.

Wij leren door te doen. Dat geldt dus ook voor jou, je krijgt bij ons de ruimte om te proberen, leren en je verder te ontwikkelen. Wij durven vernieuwend te zijn, jij ook?

Verder bieden we je:

• Salaris in schaal 8 van de CAO Gemeenten max. €4.499,- o.b.v. 36 uur;
• Een individueel keuzebudget van 17,05% met o.a. de mogelijkheid tot koop van vakantie-uren en financiering van een (elektrische) fiets;
• Een pensioenregeling via het ABP, waarbij gemeente Alphen aan den Rijn het grootste deel betaalt;
• Flexibele werktijden en alle faciliteiten om hybride te werken, waaronder een smartphone en een laptop;
• Diverse opleidingsmogelijkheden zodat je jouw potentie verder kunt ontwikkelen;
• Een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een reiskostenvergoeding en zelfs gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Onze visie en cultuur zie je terug in onze manier van werken, ons transparante gemeentehuis en dynamische werkomgeving. We hebben flexibele werkplekken en een werkcafé; dé plek voor een inspirerend werkoverleg en toevallige ontmoetingen.

Kijk voor meer informatie over onze secundaire arbeidsvoorwaarden op www.werkenbijalphenaandenrijn.nl/arbeidsvoorwaarden.

Meer weten?

Voor vragen over deze vacature kun je contact opnemen met Drifa Sallami, Teammanager Informatiebeheer, bereikbaar op 06 – 43171836

Interesse?

Voel jij je aangesproken? Dan zien we je korte motivatie en cv graag tegemoet. Solliciteren kan via de solliciteerknop bovenaan deze webpagina. Wij vragen je om in je motivatie aan te geven over welke competenties jij beschikt en hoe die een verschil gaan maken binnen onze organisatie.

Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure.

Een antecedentenonderzoek maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.